על ניהול זמן נכון ופרודקטיביות

נכון, הכותרת רומזת שלא מדובר בעוד טיפים מעולם השיווק. כבר הרבה מאוד זמן שמעבר לעבודה השוטפת סביב עיצוב גרפי, בניית אתרים אני חוקר לעומק תורות מעניינות ביותר הנוגעות לניהול זמן ופרודוקטיביות. הכל במטרה לעזור ליזמים ואנשי עסקים להגיע למצב בו הם מתעסקים במה שחשוב.

הרבה פעמים ישנם הרבה מנהלי מוצר שנוטים להתרכז בטכנולוגיה והשיווק: “לזה עוד נגיע אחר-כך” בכל ארגון יש נושאים שהולכים בצורה טורית וכאלה שהולכים בצורה מקבילית. כדיי להוציא כמה שיותר מהעסק שלנו – אנחנו צריכים לדעת לנהל טוב יותר. הנה 5 נקודות קצרות על ניהול זמן ופרודוקטיביות.

הרבה מאוד כבר נכתב על ניהול זמן ופרודוקטיביות, בין אם בעולם העסקים או בין אם מדובר בעולם העסקי. חשוב מאוד לדעת איך לתעדף, לתכנן וליצור זרימה שתעזור לך ולצוות שלך לעבוד מהר ונכון, בעוד שהכול יהיה מאוד גמיש ובנוי לשינויים. עם השנים  אנחנו מסגלים לעצמנו הרבה מאוד “פרדיגמות” או תבניות חשיבה שמאוד קשה לשבור. רק שינוי חשיבתי יוביל לשינוי תפיסה. שינוי כזה יקרה ע”י קריאה או ע”י מנטור או קולגה מוערכת.

אני בטוח שממש כמוני הרבה פעמים אתם “נופלים” לדברים שלא תכננתם לעשות או אפילו לא רציתם – אחרי הכל אנחנו אנושים אנחנו בנויים ומתוכנתים בצורה מסוימת המטרה שלי בטיפ הזה הוא לא לנסות לשנות אתכם, אלא לתת לכם שש תובנות אישיות שנוגות לניהול זמן ופרודוקטיביות. חלקם נלקחו מהניסיון שלי וחלקם נלקחו מספרים מבוססי מחקרים – כך או כך כשזה נוגע לניהול אישי אתם צריכים לעשות מה שעובד בשבילכם. מה שלא עובד החוצה מה שכן עובד פנימה

טיפ 1 – הרגלים:

אנחנו מה שאנחנו מורגלים לעשות.

– אריסטו

אם אני צריך לנסות לפשט את המונח מהו הרגל הייתי אומר שזה כל מה שאתם עושים על “אוטומט”, אלו הדברים שעוזרים לנו לבלום בלימת חירום בכביש שכדור מתגלגל לכביש או לזכור לקחת איתנו את הטלפון כשאנחנו יוצאים מהבית. המוח שלנו מתוכנת לחשוב בצורה כזו שמפנה לו מקום. כאיש UI אני יכול להגיד לכם שהמוח האנושי יכול לזכור בו זמנית עד כ-7 פריטים. בגלל שכך הדבר אנחנו עושים הכל כדיי לגרום לדברים לעבוד ב”אוטומט” כל מה ש”אוטומטי” לא תופס לנו הרבה בנפח הזיכרון של המוח – הRAM אם תרצו. למשל כשתגיעו לקצה המילים בטקסט הכתוב תגלגל את העכבר בצורה אוטומטית – לא תעצרו לחשוב רגע איך אני ממשיך לראות מה כתוב. ההרגלים האלה הם נחוצים כדיי לפנות זמן להתעסק בפריטי מידע חדשים ככל שנהפוך דברים להרגלים נוכל לחוות את העולם בצורה כזו שנוכל “לקלוט” יותר מידע חדש ולעבד אותו. הרגלים יכולים להיות טובים ורעים, ישנם הרגלים שמשפיעים עלינו בצורה שלילית ויש כאלה המשפיעים עלינו בצורה חיובית. אנחנו צריכים לדעת בסופו של יום איך להפוך הכל להרגלים חיוביים – למידה נכונה כהרגל, עבודה נכונה כהרגל. איך עושים את זה זה כבר שאלה גדולה מידי לכמה שורות אבל בגדול התמדה, תגמול ועבירה ויש הרבה מאוד חומר ופלטפורמות באינטרנט שיעזרו לכם לעבור את היום – גם מאמן אישי לא יזיק. (מוזמנים ליצור קשר לפרטים נוספים).

טיפ 2 – ניהול זמן Time Blocking:

• “אדם בחייו אין לו זמן שיהיה לו זמן לכול.” ~ יהודה עמיחי
• “רק לבטלנים אין זמן.” ~ ישעיהו ליבוביץ

אני חושב שכולם מכירים את הדיון על חשוב דחוף אל מול חשוב ולא דחוף או הסיפור על הכד עם האבנים הגדולות, קטנות חול והמים. ישנו מחקר שמוכיח שיש חשיבות לתחום את הזמן בו אנחנו עובדים על משימה מסוימת – בדקו קבוצות שעשו בדיוק את אותה עבודה אלו שתחמו להם את הזמן לשעה אחת הצליחו לסיים בשעה ואלו שתחמו להם את הזמן לשלוש שעות? צדקתם לקח להם כמעט שלוש שעות לעשות את המשימה. לכן יש חשיבות מכרעת לתחימת הזמנים כשאתם עובדים על משימה כזו או אחרת. גם כאן, כשאתם משקיעים במשימה אחת באמת ללא הסחות דעת אתם יעילים פי-4 מעבודה במקביל. ושוב הכל מתחיל ונגמר בצורה בה אנחנו חושבים, והדרך בה המערכות שלנו פועלות. לכן עם הבאה שאתם יושבים לפגישה – תתחמו אותה בזמן, תגדירו מסגרת ומטרות ברורות. הקושי הגדול בשיטה הזו שיש פער בין איך שאנחנו תופסים את היכולות שלנו לבין מה שקורה בפועל – ואם פער גדול מידי זה רק יוצר מתח ותחושה רעה. מה עושים מודדים יש היום הרבה מאוד פלטפורמות שעוזרות לכם לעקוב אחרי הזמנים שלכם ככה שתדעו בדיוק כמה זמן לוקח לכם לעשות מה (TOGGEL , TIMETRIC), בנוסף אחד הדברים החשובים ביותר בניהול אפקטיבי הוא גמישות על זה נדבר בטיפ הבא.

טיפ 3 – גמישות:

ישנם שני סוגי אנשים שלעולם לא ישיגו דבר: אלו שאינם יכולים לעשות את מה שאומרים להם, ואלו שאינם יכולים לעשות דבר מלבד מה שאומרים להם.

– סיירוס קרטיס

בסופו של יום אחד הדברים שאנחנו לא יכולים לצפות זה אנשים, וגם דברים שלא לקחנו בחשבון בשלב התכנון. בעולם המלחמה הנושא הזה ידוע מאוד ונחקר במשך דורות על דורות. על החשיבות בתכנון היציאה למלחמה אבל בסופו של דבר ניהול הקרב שונה במהות ומנוהל הקרב. אז למה בכל זאת לתכנן? התשובה קלה ופשוטה כדיי לדאוג שנהיה בכיוון בו אנחנו רוצים להיות. כדיי להכריח את עצמנו לענות על שאלות כמו: מה חשוב לי, באיזה תחומים אני רוצה להתמקד ומה האסטרטגיה שלי שנוגע אליהם וזה שאלות שכל עסק חשוב שישאל את עצמו. בהינתן אם מדובר בגידול ופיתוח ובין אם מדובר בחלק הבסיסי ביותר. ולצד זה להיות המאלתר הטוב ביותר. אם משהו לא הולך לפי תוכנית א’ ותוכנית ב’ נכשלה – להמציא בצורה המהירה ביותר ולבצע את תוכנית ג’ המתאימה ביותר לסיטואציה הנתונה. חשוב שנבין שכל הכלים לניהול המשימות והזמן הם כלים שאנחנו שולטים בהם ולא הם שולטים בנו. לכן נבדוק עבור כל משימה ואירוע ביומן, מי האנשים שאנחנו מבצעים איתם את הפעילות, מתי מה החלפות מי יכול לבצע במקומי האם אפשר להאציל סמכות במקרה הצורך, איפה אפשר לעשות את הפעילות מה צריך לקרות לפניה מה אחריה. בהתאם לזה להבין מה מידת הגמישות שאנחנו יכולים לתת לכל משימה וכל בלוק.

טיפ 4 – שיטת GTD

כסף לא מושג בניסיון לעשות כסף, הוא מושג כשעושים דברים בצורה טובה.

– ג’ון וונאמייקר

השיטה הזו הוצגה בספר “לגרום לדברים לקרות”, הסופר מחלק את כל המשימות שלנו לשתיים משימות שיכולות להתבצע עכשיו ולא דורשות שום דבר, משימות כאלה צריך לעשות ישר ואין צורך לחכות איתם, לעומת זאת הסוג השני הוא משימות שהם חלק מפרויקט אי אפשר לעשות אותן עד שמשימה אחרת מבוצעת. בשיטה הזו שמסתכלים על פרויקט והופכים אותו לבדידים מגיעים למשימה אחת קטנה שהיא משימה שאפשר לבצע עם תיאור מקום וזמן מדויק – כשנגיע לרגע הזה המשימה הזו תהפוך להיות – משימת “עכשיו” השיטה הזו טובה מאוד ובאופן אישי אני מתחבר אליה מאוד. מצאתי אותה מאוד יעילה וישנם הרבה מאוד פלטפורמות אשר תומכות בשיטה (אני אישית משתמש בTODOIST, TRELLO, NOTIO) לעקוב אחרי המשימות וליצור פרויקטים בשיתוף פעולה עם אנשים נוספים.

טיפ 5 – תקראו, תשפרו את עצמכם תיצרו לכם LIFESTYLE יחודי שמתאים לכם ואל תפחדו לצאת מאזור הנוחות שלכם

כדי לדחוף נפש לפעולה עלינו להוציא אותה משווי משקל.

– אריק הופר

{ מתוך הספר “ייסורי השינוי” }

יזם הוא אדם המחפש את השינוי, מוצא אותו ומנצל אותו כהזדמנות.

– פיטר דרוקר